Freelance Executive Assistant & Office Coordinator (1 dag/week)

Hoe ziet jouw dag eruit?

• Je beheert de mailbox van de directeur en filtert inkomende communicatie.
• Je beantwoordt zelfstandig courante vragen en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je beheert de agenda en plant afspraken efficiënt in.
• Je organiseert zakenreizen en verzorgt de praktische opvolging.
• Je bereidt vergaderingen voor en volgt actiepunten administratief op.
• Je verwerkt en controleert onkosten en kostennota's.
• Je zorgt ervoor dat vergaderzalen klaarstaan en coördineert de catering.
• Je bestelt kantoorbenodigdheden en volgt de dagelijkse kantoorwerking op.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers en lost praktische vragen op.
• Je houdt de ledendatabase up to date.
• Je beantwoordt vragen van leden en externe contacten.
• Je verwerkt inkomende post en zorgt voor de juiste administratieve opvolging.
• Je volgt de ledenfacturatie op en neemt indien nodig contact op met betrokken partijen.
• Je verwerkt facturen voor de boekhouding.
• Je ondersteunt diverse administratieve en organisatorische projecten.

Je bent een proactieve en discrete professional die graag verantwoordelijkheid neemt en structuur brengt in een dynamische werkomgeving.

Verder ben je:

• Je beschikt over relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Office Manager.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en zelfstandig.
• Je stelt gemakkelijk prioriteiten en behoudt het overzicht.
• Je bent communicatief sterk en professioneel in de omgang met verschillende stakeholders.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels en een goede kennis van het Frans.
• Je bent vlot met de courante MS Office toepassingen.