Tijdelijke Office Management-versterking inhuren via MetiProjects

Office management is de motor die een bedrijf soepel laat draaien: agendabeheer, onthaal, opvolging van facturatie, HR-administratie, aankoop van kantoormateriaal, ondersteuning van het management. Wanneer die motor hapert, omdat een medewerker uitvalt of omdat het bedrijf sneller groeit dan het team kan bijbenen, voelt de hele organisatie dat meteen. MetiProjects, de projectsourcing- en teamsourcingdivisie van MetiSelect, stelt Office Management-professionals ter beschikking om die druk snel en gericht op te vangen.

Wanneer is tijdelijke Office Management-versterking zinvol?

• Ziekte of langdurige afwezigheid: een office manager die uitvalt, laat een gat achter dat niet zomaar door collega's kan worden opgevuld zonder dat hun eigen takenpakket eronder lijdt.
• Groeispurt: een bedrijf dat snel groeit, heeft vaak sneller nood aan administratieve en organisatorische ondersteuning dan het kan aanwerven.
• Projectpiek: de opstart van een nieuw kantoor, een verhuis, of een periode met veel extra administratie rond bijvoorbeeld een audit of certificering.
• Overbrugging tussen twee vaste medewerkers: tijdens een opzegperiode, of tussen het vertrek en de aanwerving van een office manager in.
• Tijdelijke uitbreiding van het onthaal- of ondersteuningsteam: bijvoorbeeld rond een druk evenement of een seizoensgebonden piek.

In deze situaties is snelheid vaak belangrijker dan een langdurig wervingsproces: de nood is concreet en tijdelijk, en de oplossing moet dat ook zijn.

Hoe MetiProjects dit oplost

MetiProjects werkt met een duidelijke, herkenbare werkwijze:

• Attention: in een intakegesprek brengt MetiProjects de precieze behoefte, de HR-nood, de operationele planning en de timing in kaart, en dat resulteert in een offerte.
• Action: op basis daarvan selecteert MetiProjects geschikte Office Management-profielen uit de eigen database en het netwerk, publiceert waar nodig de vacature, en screent tot een "first class" shortlist.
• Appointment: gesprekken worden ingepland, en feedback wordt telkens snel teruggekoppeld.
• Assessment: indien gewenst wordt een kandidaat extra getoetst door specialisten.
• Agreement: de opdracht gaat van start in de contractvorm die het best past bij uw situatie.
• After-service: MetiProjects volgt de opdracht actief op na 1 week, 1 maand, 3 maanden en 6 maanden, met optioneel training & development.

Projectsourcing of teamsourcing?

Voor de meeste Office Management-opdrachten volstaat projectsourcing: één professional die tijdelijk in uw organisatie meedraait, bijvoorbeeld als vervanging of als extra paar handen tijdens een piekperiode. Gaat het om een grotere, structurele uitbreiding, bijvoorbeeld bij de opstart van een nieuwe vestiging, dan kan teamsourcing meerdere professionals samen inzetten, zodat de organisatie in één keer over voldoende capaciteit beschikt.

Waarom deze aanpak werkt

Office Management-taken zijn vaak kritisch voor de dagelijkse werking, maar niet altijd voorspelbaar in volume. Door via MetiProjects te werken, hoeft u niet te kiezen tussen structureel overbemand zijn of tijdens piekmomenten achterop raken. U krijgt een gescreende professional die snel operationeel is, voor exact de periode dat u die nodig heeft. Omdat de professional via MetiProjects wordt tewerkgesteld, blijft de administratieve en juridische omkadering van de tewerkstelling bij MetiProjects liggen, en houdt uw eigen HR-team de handen vrij voor de rest van de organisatie.

Wat mag u verwachten tijdens de opdracht?

Na de opstart via Agreement blijft MetiProjects betrokken: de After-service zorgt ervoor dat er na 1 week, 1 maand, 3 maanden en 6 maanden actief wordt afgetoetst of de samenwerking naar wens verloopt, zowel voor u als voor de professional. Loopt er iets niet zoals verwacht, dan kan tijdig worden bijgestuurd in plaats van pas bij het einde van de opdracht.

Veelgestelde vragen

Hoe snel kan een Office Management-profiel starten? Dat hangt af van de opdracht, maar dankzij de eigen database en het netwerk van MetiProjects kan de doorlooptijd van intake tot shortlist aanzienlijk korter zijn dan bij een klassieke aanwervingsprocedure.

In welke contractvorm wordt de professional tewerkgesteld? De opdracht wordt tijdens de Agreement-fase opgestart in de contractvorm die het best aansluit bij uw situatie.

Aan de slag

Wilt u tijdelijke Office Management-versterking bespreken voor uw organisatie? Contacteer MetiProjects via +32 2 801 08 95, projects@metiselect.be of metiprojects.be. Het team, gevestigd op Brusselbaan 255 in Affligem, denkt graag mee over de meest geschikte oplossing.